บริหารงานขาย (Sales management) หมายถึง การวางแผน จัดการ และควบคุมงานขาย โดยการติดต่อประสานงานและเจรจากับลูกค้า เพื่อสร้างรายได้ให้เป็นไปตามแผนและบรรลุเป้าหมายองค์กร โดยเอกสารและฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับงานขาย ได้แก่:
- ใบเสนอราคา (Quotation)
- ใบสั่งขาย (Sales order)
- ประมาณการยอดขาย (Sales forecast)
1. ใบเสนอราคา (Quotation) มีความสำคัญอย่างมาก เนื่องจากใช้เป็นตัวแทนในการให้รายละเอียดข้อมูลต่างๆแก่ลูกค้า ใช้ในการประกอบการตัดสินใจเพื่อจัดซื้อสินค้าหรือบริการ โดยใบเสนอราคาประกอบไปด้วย:
- ข้อมูลองค์กร
- ข้อมูลลูกค้า
- ข้อมูลสินค้า/บริการ
- จำนวนสินค้า/บริการ ที่ลูกค้าต้องการ
- ราคาสินค้า/บริการ
- การตั้งค่าบัญชี: ประเภทการชำระเงิน, บัญชีธนาคาร
- หมายเหตุแนบท้ายเอกสาร
โดยส่วนใหญ่ ภายหลังการออกใบเสนอราคา มักจะมีขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา เพื่อทำการยืนยันราคาขายให้กับลูกค้า เนื่องจากในบางประเภทธุรกิจ ราคาของสินค้า/บริการ อาจไม่คงที่ ขึ้นอยู่กับราคาวัตถุดิบหรือต้นทุนอื่นๆ จึงอาจใช้วิธีการกำหนดราคาเป็นช่วงๆ ขึ้นอยู่กับขั้นตอนและนโยบายขององค์กร ซึ่งระบบ FENIX-ERP มีฟังก์ชันที่ซัพพอร์ททั้งการอนุมัติแบบ On-line หรือการดำเนินการอนุมัติในระบบ และการอนุมัติแบบ Off-line เพื่อความสะดวกรวดเร็วและดำเนินการตามขั้นตอนอย่างเป็นระบบ
2. ใบสั่งขาย (Sales order) มักใช้เป็นการภายในในองค์กร เป็นเอกสารเพื่อยืนยันและเริ่มกระบวนการขาย โดยอ้างอิงจาก
- ใบเสนอราคา
- ใบสั่งซื้อ (Purchase order: PO) ของลูกค้า
3. ประมาณการยอดขาย (Sales forecast) หมายถึง การคาดการณ์หรือประมาณการสินค้าหรือบริการที่จะขายให้กับลูกค้า โดยการคำนวณคาดคะเนจากข้อมูลยอดขายเดิม โดยการประมาณการยอดขายของ FENIX-ERP รองรับการอัพโหลดไฟล์ในรูปแบบ Excel โดยกำหนดประจำทุกเดือนหรือประจำไตรมาส ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กร